Соглашение о персональных данных

Вновь принятый сотрудник отказывается подписывать соглашение об обработке персональных данных. Чем это чревато, и нужно ли оно вообще?

«Сотрудник при приеме на работу отказывается дать согласие на обработку персональных данных. Какие последствия для работодателя при отсутствии такого согласия и есть ли какие-то варианты».

Кто-то спрашивает с сарказмом, а нужно ли у них спрашивать. А кто-то пишет, что в рамках ТК согласие на обработку персональных данных не нужно.

А вот более развернутый комментарий:

«В ст. 24 Конституции сказано, что «сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются». В рамках трудовых отношений работодатель может запрашивать только те персональные данные, которые нужны для выполнения трудовой функции.

К ним относятся:

• ФИО,
• сведения о предыдущей работе,
• документы, которые необходимы для устройства на работу (паспорт, трудовая книжка и т.д.),
• сведения об образовании.

Такие сведения, как вероисповедание, работодатель запрашивать не имеет права, так как они не требуются для выполнения трудовой функции.

Таким образом, трудовое законодательство определяет перечень документов, которые работодатель запрашивает у работника при приеме на работу.

На этом этапе, согласно ст. 65 ТК РФ, запрашиваются:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовая книжка;
• документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа;

при необходимости:

• документы воинского учета,
• документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний,
• справка о наличии (отсутствии) судимости.

На то, чтобы внести персональные данные из этих документов в трудовой договор, согласие работника не требуется. Когда он подписывает трудовой договор, то тем самым уже дает свое согласие.

Нужно учитывать, что существуют требования к обработке персональных данных уволенных сотрудников в рамках бухгалтерского и налогового учета.

Работодатели обязаны в течение 4-х лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налога (пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).

И здесь согласия уже бывших сотрудников, хотят они того или нет, не требуется.

Роскомнадзор напоминает, что по истечении сроков, определенных законодательством, личные дела работников переходят на архивное хранение на срок 75 лет.

Но на саму организацию хранения в архиве и использование архивных документов с персональными данными работников Закон о персональных данных не распространяется".