Какую информацию о сотрудниках вы можете собирать и хранить

Как работодатель, вы обязаны соблюдать законы и правила, определяющие, какую информацию о сотрудниках вы можете (и должны) собирать, и кто может получить доступ к этой информации. Административные функции, такие как сбор и хранение документов сотрудников, и то, как вы это делаете, могут показаться утомительными, но они могут оказать серьезное влияние на ваш бизнес.

Чтобы избежать каких-либо юридических проблем (и штрафов) и гнева ваших сотрудников, важно понимать, что такое личное дело и что оно должно (и не должно) включать.

Что такое личное дело сотрудника?

Личное дело сотрудника представляет собой набор ключевых документов, относящихся к работнику. Некоторые документы сотрудников требуются по закону, в то время как другие просто дополняют информацию.

Хранение личных дел и доступ к ним

Вы можете хранить личные дела сотрудников в запертом шкафу для документов, но существует риск того, что эта информация будет повреждена в результате потенциальных стихийных бедствий (например, наводнений, пожаров) или украдена, а затем раскрыта. Многие предприятия используют программное обеспечение для управления персоналом для хранения и управления персональными файлами сотрудников в цифровом виде.

Кто должен иметь доступ к кадровым записям сотрудников?

Только ключевой персонал отдела кадров (HR) и назначенные должностные лица компании, такие как главный операционный директор, должны иметь доступ к личным файлам сотрудников.

Ключевой персонал, который по контракту и по закону обязан сохранять конфиденциальность должен иметь доступ. Это может быть владелец бизнеса и главный операционный директор, глава отдела кадров и т. д. Дело в том, что это содержит личную, частную и конфиденциальную информацию и не должна быть легкодоступной для всех в компании.

При необходимости эти назначенные специалисты могут предоставить менеджерам или супервайзерам доступ к некоторой информации в стандартном файле сотрудника, который не содержит конфиденциальной документации.

Что включить в личное дело

Существует большое количество информации, которую следует хранить в личном деле; однако некоторые из них являются строго конфиденциальными.

Файл сотрудника

Этот файл содержит информацию о требованиях к работе, знаниях, производительности и поведении сотрудника.

Этот файл содержит очень важную информацию и должен храниться в безопасном месте. Только ранее упомянутый ключевой персонал должен иметь доступ к этому файлу.

Любой документ, который содержит личную информацию, такую ​​как дата рождения, номера банковских счетов, номер социального страхования, пол, семейное положение и т. д.

Что нельзя включать в личное дело

Хранение или распространение неверной информации о персонале может привести к проблемам с законом. Конфиденциальная информация, которую вы должны хранить отдельно от общего личного дела, включает в себя, информацию о трудоустройстве, его номер социального страхования и его медицинскую карту.

Не храните никакой информации, касающейся личной информации сотрудника, результатов работы, электронных писем или мнений о сотруднике. Вы также должны отказаться от копий удостоверений личности сотрудников, таких как карты социального обеспечения, государственные удостоверения личности, водительские права и паспорта.