Трудовая (кадровая) проверка организации

Порядок начисления и уплаты налогов проверяет только налоговая инспекция, а вот по вопросам трудового законодательства в организацию может прийти и прокуратура, и трудовая инспекция, и Роскомнадзор, и миграционная служба. Какие документы представить каждому проверяющему, сколько времени будет длиться проверка, правомерны ли претензии и как их исправить? Такие вопросы задает себе, наверное, каждый кадровик. Эти и другие ситуации, возникающие при трудовых проверках, разобрала Валентина Андреева, профессор кафедры трудового права Российской Академии Правосудия при ВС РФ, к. и. н. на очередном онлайн-семинаре, проводимом компанией "Гарант". 

Журнал проверок в организации ранее никогда не велся, но сейчас перед плановой проверкой будет заведен. Будет ли это считаться нарушением, и если да, то какой штраф будет наложен? 

С мая 2009 года все организации и индивидуальные предприниматели обязаны вести журнал учета проверок (п. 8. ст. 16 Федерального закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля", далее – Закон № 294-ФЗ). В него должностные лица государственных и муниципальных органов вносят данные по проведенной проверке: кто ее проводил, даты начала и окончания проверки, ее цели, задачи и предмет, правовые основания, выявленные нарушения и выданные предписания и прочее. Типовая форма журнала установлена законодательством (Приказ Минэкономразвития России от 30 апреля 2009 г. № 141 "О реализации положений Федерального закона "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля"), а сам он должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью компании или ИП (п. 10 ст. 16 Закона № 294-ФЗ). Отсутствие такого журнала будет отражено в акте проверки, но штрафные санкции за такое нарушение не предусмотрены. Если организация самостоятельно, до прихода проверяющих устранила такое нарушение, то никаких претензий со стороны инспекторов быть не должно. 

Напомню, что такой журнал по сути больше нужен самой организации, чем проверяющим. Ведь в нем отражаются проведенные проверки и период, за который проверяли. У каждого проверяющего органа есть свои ограничения по периодичности проведения плановых проверок. Например, трудовая инспекция не может провести проверку, если не прошло три года с последней плановой. А если назначена проверка до истечения этого срока, то журнал поможет вам отстоять свои права и признать такую проверку недействительной. 

===================== 
НАША СПРАВКА 

По трудовым вопросам организацию могут проверять: 
Федеральная трудовая инспекция – один раз в три года (ст. 9 Закона № 294-ФЗ); 
Генеральная прокуратура – один раз в три года (ст. 9 Закона № 294-ФЗ); 
Роскомнадзор – один раз в три года (ст. 9 Закона № 294-ФЗ); 
ФМС России – один раз в пять лет (п. 43 Административного регламента исполнения ФМС России, ее территориальными органами и МВД России, его территориальными органами государственной функции по контролю за соблюдением гражданами Российской Федерации и должностными лицами правил регистрации и снятия граждан Российской Федерации с регистрационного учета по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации, утв. приказом ФМС России и МВД России от 1 августа 2013 г. № 338/587); 
ПФ России и ФСС России – (ч. 10 ст. 35 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования"). 
======================= 

Где в организации должен храниться журнал проверок: в кадрах, бухгалтерии или в секретариате? 

Журнал проверок создается один на всю организацию вне зависимости от того кто проверяет: трудовая инспекция, Роскомнадзор, прокуратура или миграционная служба. Большой разницы, у кого он будет храниться, нет, но целесообразнее передать его секретарю. Срок хранения журнала – пять лет после его окончания (ст. 176 разд. 1.3 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, далее – Перечень типовых документов и сроков их хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). 

В приказе о проведении проверки указан срок ее проведения – 40 часов. Как учитывать эти часы? Нужно ли учитывать при этом максимальный 20-дневный срок? 

Срок проведения документарной или выездной проверки не может превышать 20 дней (п. 1 ст. 13 Закона № 294-ФЗ). Однако если проверяется малое предприятие, то срок будет только 50 часов, а для микропредприятий – 15 часов (п. 2 ст. 13 Закона № 294-ФЗ). В нашем случае проверяющие установили срок в 40 часов, и о днях здесь речь не идет. Для расчета часов используется график работы организации: если установлен восьмичасовой рабочий день, то проверяющие могут находиться не более пяти полных дней. 

Зарплата сотрудникам начисляется на банковские карточки. При проведении проверки трудовой инспекцией проверяющие попросили подтверждение того, что сотрудникам выдаются расчетные листки. Какие документы должна предоставить компания? 

В ТК РФ прописана обязанность работодателя при выплате зарплаты сотрудникам извещать их о составных частях зарплаты, о размерах дополнительных выплат и удержаний и об общей сумме, подлежащей выплате (ст. 136 ТК РФ). Роструд также напомнил, что расчетный листок должен выдаваться не позднее дня окончательного расчета с сотрудником за месяц даже в случае выплаты зарплаты на банковскую карточку работника (письмо Роструда от 18 марта 2010 г. № 739-6-1). 

Чтобы подтвердить фактическую выдачу расчетных листков, в некоторых организациях их передают работникам под роспись с указанием даты выдачи. Однако такой вариант подойдет для небольших организаций, ведь хранить эти данные за несколько лет достаточно накладно. 

По моему мнению компания может пойти и по более простому пути. Расчетные листки формируются на компьютере, но не распечатываются, а в локальном нормативном акте (например, положении об оплате труда) предусматривается возможность получить расчетный листок в день выплаты зарплаты, а также любой другой день за любой месяц в бухгалтерии при устном обращении сотрудника. 

Вне зависимости от того, какой механизм использует компания, ей следует прописать его в справке-пояснении, которая предоставляется в ходе проведения проверки трудовой инспекцией. 

=================================== 
ПОЗИЦИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ИНСПЕКЦИИ ТРУДА ПО Г. МОСКВЕ 

В соответствии с ч. 1-2 ст. 136 ТК РФ при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника: 
о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период; 
о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы , оплаты отпуска, выплаты при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику; 
о размерах и об основаниях произведенных удержаний; 
об общей денежной сумме, подлежащей выплате. 

Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. 

Из письма Роструда от 18 марта 2010 г. № 739-6-1 следует, что расчетные листки должны выдаваться при выплате заработной платы. Порядок выдачи расчетных листков, в том числе при перечислении зарплаты на банковскую карту, законодательством не определен. Данный порядок может быть установлен в локальном акте, определяющем форму расчетного листка. 

В силу ч. 1, ч. 4 ст. 8 ТК РФ работодатели, за исключением работодателей-физлиц, не являющихся ИП, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями. 

Нормами трудового законодательства не установлена форма и порядок ознакомления работников с расчетными листками, однако, следует учитывать, что при отсутствии документов, подтверждающих выдачу расчетного листка, при обращении работника в суд с соответствующим исковым заявлением, работодателю необходимо будет представить доказательства, подтверждающие надлежащее исполнение обязанности, предусмотренной ст. 136 ТК РФ. 
================================ 

Какие документы смотрит трудовая инспекция при проверке размера выплачиваемой зарплаты? 

Документы, подтверждающие размер выплачиваемой зарплаты, – это бухгалтерские документы: ведомости по начислению зарплаты – расчетная ведомость (форма № Т-51, утв. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", далее – Постановление Госкомстата), платежная ведомость (форма № Т-53, утв. Постановлением Госкомстата) и расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49, утв. Постановлением Госкомстата); документы, подтверждающие факт перечисления зарплаты на карточки работников (платежные поручения) и трудовые договоры в части описания порядка начисления зарплаты. 

Инспектор обязал компанию заключить дополнительные соглашения к трудовым договорам с указанием конкретных чисел (дней) выплаты зарплаты. До этого была отсылка к правилам внутреннего трудового распорядка, в которых указывались конкретные дни выплаты зарплаты. Насколько правомерно требование проверяющего? 

Инспектор был абсолютно прав, что заставил компанию заключить дополнительные соглашения к трудовым договорам. Ведь компания нарушала нормы ТК РФ, в которых указано, что зарплата выплачивается один раз в полмесяца в день, указанный в коллективном договоре, трудовом договоре, в правилах внутреннего трудового распорядка (абз. 6 ст. 136 ТК РФ). В этой норме законодатель не предусмотрел вариативности: или в договоре, или в правилах. Здесь речь идет о том, что день выплаты зарплаты нужно указать и в трудовом, и в коллективном договоре, и в правилах внутреннего трудового распорядка. 

Генеральный директор, когда уходит в отпуск, возлагает свои обязанности на другого сотрудника. При этом составляется служебная записка в отдел кадров о временном возложении обязанностей на сотрудника, приказ руководителя о возложении обязанностей с письменным согласием самого работника. При проведении проверки трудовой инспекцией, проверяющие сказали, что необходимо еще составлять и дополнительное соглашение к трудовому договору сотрудника, на которого эти обязанности возлагают. Правомерны ли их требования? 

Да, требования проверяющих из трудовой инспекции правомерны. В этом случае нарушаются нормы ст. 60.2 и ч. 2 ст. 151 ТК РФ в которых указан порядок совмещения профессий и условия оплаты. Там также прописано, что "размер доплаты устанавливается по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы". А значит, необходимо составлять дополнительное соглашение к трудовому договору в котором и прописывать размер оплаты за совмещение должностей. 

Правда, есть и другой вариант. Если в компании обязанности директора, ушедшего в отпуск, выполняет один и тот же сотрудник, то можно в его трудовом договоре прописать все необходимые положения: в каком случае какие обязанности на него возлагаются и какая оплата за них причитается. Эти обязанности надо внести и в должностную инструкцию. В этом случае составлять дополнительное соглашение к трудовому договору уже не нужно. Также не нужно составлять и служебную записку, а в приказе о замещении директора нужно сослаться на положения трудового договора и должностной инструкции. В этом случае зарплата сотрудника на время замещения директора будет выплачиваться с доплатой согласно трудовому договору. 

При приеме на работу на должность директора необходима справка об отсутствии дисквалификации. Где и кому ее можно получить? 

Справку может получить любое заинтересованное лицо: как сам претендент на должность генерального директора, так и организация, разместившая вакансию, в любом отделении территориальной налоговой инспекции вне зависимости от места регистрации заинтересованного лица или того, о ком просят предоставить сведения (п. 2, п. 5 Порядка предоставления информации из реестра дисквалифицированных лиц, утв. приказом ФНС России от 6 марта 2012 г. № ММВ-7-6/141@, далее – Порядок). Для этого нужно составить запрос с указанием сведений как о запрашиваемом, так и о заинтересованном лице, а также контактные данные и способ получения ответа (п. 4 Порядка). Запрос можно или лично отнести в налоговую, или отправить по почте или заполнить специальную электронную форму на официальном сайте ФНС России или Единый портал государственных и муниципальных услуг (п. 5, п. 7 Порядка). В последнем случае он должен быть заверен усиленной квалифицированной электронной подписью лица, направившего запрос. Срок обработки запроса – не более пяти дней с момента получения (п. 13 Порядка). Если сведения запрашивает организация, то придется заплатить сумму в размере одного МРОТ – 100 руб. (п. 11 Порядка, п. 4 Постановления Правительства РФ от 11 ноября 2002 г. № 805 "О формировании и ведении реестра дисквалифицированных лиц", ст. 4 Федерального закона от 19 июня 2000 г. № 82-ФЗ "О минимальном размере оплаты труда"). Запрос сведений от физического лица в отношении самого себя бесплатный. 

При увольнении работника личное дело сдается в архив. Могут ли документы, имеющие разные сроки хранения, хранится в одном личном деле? 

Сроки хранения кадровой документации установлены в ст. 656 разд. 8 Перечня типовых документов и сроков их хранения. Несмотря на то, что в личном деле хранятся документы с разными сроками хранения, общий срок устанавливается по документу с наивысшим сроком (трудовой договор и другие) – 75 лет. 
Автор: Екатерина Валуева 
Источник: ГАРАНТ.РУ